1.   目的

　　对与本校质量管理体系有关文件进行控制，确保学校使用的质量管理体系文件均为有效版本。

　　2.   范围

　　本程序适用于学校质量管理体系文件,包括外来文件的控制。

　　3.   职责

　　3.1.  校长

　　负责质量方针、质量目标的制定，质量手册的批准发布；

　　3.2.  管理者代表

　　负责质量手册的编写，程序文件批准。

　　3.3.  分管副校长

　　负责对分管部门作业指导文件的审批。

　　3.4.  部门负责人

　　组织本部门相关程序文件、作业指导书的编写。

　　3.5.  办公室

　　负责组织文件的管理工作；外来文件经校长批阅后送相关领导落实。

　　3.6.  使用人员

　　负责文件的保管，识别更改的需要，现场使用有效文件。

　　4.   程序要求

　　4.1.  文件的分类

　　4.1.1.  文件包括：

　　a)质量管理体系文件：质量方针、目标；质量手册；程序文件（详见程序文件清单）；作业指导文件；记录。

　　b)外来文件：包括法律、法规；国家标准；上级文件。

　　4.1.2.  文件可分为“受控”和“非受控”两类。学校的质量管理体系文件以及送交认证中心的体系文件均为“受控”版本，外部人员或上级部门使用为“非受控”版本。“受控”文件在发生更改时要通知使用者；“非受控”文件是指学校发给顾客的文件，此类文件更改时不须不通知相关方。

　　4.2.  编制文件清单

　　各部门编制本部门《文件清单》，由档案室人员进行汇总，并编写学校总的《文件清单》、《外来文件清单》。

　　4.3.  文件的编写和审批

　　文件的编制、审批见本程序中职责规定。

　　4.3.1.  文件的修订及换版审批按上述程序执行。

　　4.3.2.  需要编写新文件时，申请人应经分管领导申请批准后进行编写。

　　4.4.  文件的标识和发放

　　4.4.1.  文件发布前必须经过批准，办公室负责编号、标识。

　　4.4.2.  文件编号标识

　　质量手册

　　BJDQ-SC-2016

　　年号

　　手册缩写

　　学校代号

　　例：BJDQ-SC-A 表示北京市电气工程学校质量手册，2016年编制。

　　程序文件

　　BJDQ-CX–O1

　　文件序号

　　程序文件缩写

　　学校代号

　　代表：北京市电气工程学校第1个程序文件。

　　作业指导文件

　　BJDQ－ZY－XB01

　　部门，序号

　　作业指导文件

　　学校代号

　　代表：北京市电气工程学校办公室的第一个作业指导文件

　　记录

　　BJDQ－JW－01

　　记录序号

　　教务处代号

　　学校代号

　　例：北京电气工程学校教务处第一个记录。

　　附：各部门代号  请结合学校实际进行编号

　　办公室：XB   德育处：DY    教务处：JW   总务处：ZW，信息中心：DJ

　　团委：TW   教科室：JK      年级部：NJ

　　4.4.3.  文件复印和发放

　　a)  审批后的文件由各部门按照办公室确定的编号规定进行编号，确定分发范围，注明分发号。使用者在《文件发放/回收记录》上签字；办公室负责文件印制。

　　b)  办公室根据学校有关领导确定的文件使用范围，负责文件的发放，并填写《文件发放/回收记录》。

　　4.4.4.  文件丢失时，使用人向档案室说明原因，经部门负责人确认后，即时填写《文件发放/回收记录》领取新文件。

　　4.4.5.   当文件破损严重时，使用人持破损文件到档案室办理更换手续，换发新文件，分发号不变。

　　4.4.6.  各部门收到的外来文件立即交至办公室，办公室登记后交校长确定传阅范围后由办公室人员负责传阅。

　　4.4.7.  档案室负责收集有关国家法律法规和行业标准，报校长签批并确定发放范围，由档案室发放到相关部门。

　　4.4.8.  文件发放范围：

　　a)  质量手册发至校长、管理者代表、副校长；

　　b)  程序文件发至相关部门负责人；

　　c)  作业指导文件发至相关部门及岗位人员；

　　d)  外来文件发至相关部门领导。

　　4.5.  文件更改和作废

　　4.5.1.  质量管理体系文件的修改形式，采取修订和换版两种形式。

　　a)对文件进行局部修改时，采用修订方式；文件经过5次修订或大幅度修改时进行换版。

　　b)当出现下列几种情况时，要进行换版：ISO9001标准换版；体系职责不清；机构发生大幅调整；

　　c)质量管理体系文件版本号用英文字母A、B、C排序；

　　4.5.2.  文件不适宜需更改时，有关部门提出修改意见，填写《文件编制申请单》。学校指定专人修改，由原审批人审批。文件更改后，原文件自动作废。作废文件加盖“作废”印章。需保存的办公室加盖“作废保留”章。

　　4.6.  文件贮存

　　4.6.1.  档案室负责文件原件的贮存,分为：电子文档、纸张文档。电子文档放在档案室保管员电脑里保管。各部门使用原件复印件。

　　4.6.2.  文件原版（含电子版）一律不外借。需临时借阅时，必须经办公室主任签字方可借出。

　　4.6.3.  使用人应确保受控文件整洁、清晰。

　　4.6.4.  记录按《记录控制程序》执行。

　　4.7.  文件控制过程检查

　　每学期末，办公室主任组织对各部门文件的管理使用情况进行检查，发现问题督促纠正。

　　4.8 文件评审

　　每学年在管理评审中，学校应对体系文件的充分性、适宜性和有效性进行评审。评审引起的文件更改，执行文件更改的有关规定。

　　5.  支持性文件

　　《记录控制程序》

　　6.   质量记录

　　程序文件清单

　　作业指导书清单

　　外来文件清单

　　文件发放/回收登记表

　　文件借阅登记表