1  目的

　　对质量管理体系所要求的记录予以控制。

　　2  适用范围

　　适用于为证明教育教学提供过程中提供符合要求和质量管理体系有效性运行的记录的控制。

　　3  职责

　　3.1  办公室

　　负责监督、各部门的质量记录，并负责保管保存期限超过一年的质量记录。

　　3.2  各部门资料员

　　负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

　　3.3  各部门负责人

　　负责批准本部门编制的质量记录的格式。

　　4  工作程序

　　4.1  质量记录的识别、整理

　　4.1.1  各部门负责人应识别部门所需的质量记录，记录的确定应满足ISO9001：2008标准要求和部门教育、教学和教科研服务的要求，确保记录充分、适宜。

　　4.1.2  各部门资料员在质量管理体系运行期间收集、整理并保存本部门的质量记录。定期把部门内重要文件交档案室人员进行归档。

　　4.1.3  档案室人员在学校质量管理体系运行期间收集、整理并保存全校重要的（一年和一年以上的）质量记录。

　　4.2  质量记录的标识编号

　　质量记录的编号执行《文件控制程序》。

　　4.3  质量记录的填写

　　4.3.1  质量记录的填写要及时、真实、内容完整字迹清晰，不得随意涂改；各相关栏目负责人的签名不允许空白。

　　4.3.2  如因笔误或计算错误要修改原数据时，应采用单杠线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名。

　　4.4  质量记录的保存和保护

　　4.4.1  各部门资料员收集、整理并保存本部门的质量记录，无领导签字或盖章不得私自外借。

　　4.4.2  档案室编制全校《质量记录清单》，将学校所有与质量管理体系运行有关的记录进行汇总，包括：内容名称、编号（版本）、保存期限、使用部门等内容，交办公室主任审批，并汇集备案记录的原始样本。

　　4.4.3  档案室每学期进行一次各部门质量记录的使用、管理情况进行监督检查。

　　4.5  质量记录的借阅和复制

　　记录应便于检索，需借阅或复制时应有上级领导的签字批准，借阅或复制后及时还回，确保质量记录的完整、整洁。

　　4.6  质量记录的销毁处理

　　质量记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，报办公室主任批准，由授权人执行销毁。

　　4.7  质量记录格式

　　各部门质量记录的格式由各部门领导组织工作人员进行编制，各部门负责人进行审批，报档案室备案。

　　5  支持性文件

　　《文件控制程序》

　　6  质量记录

　　质量记录清单

　　文件借阅、复制记录